L’organisation d’un évènement semble un parcours de combattant pour bien des personnes. Si la mobilisation des participants et la programmation des activités doivent être déjà une corvée, la location d’une salle peut encore compliquer la tâche. Pourtant, vous pouvez facilement résoudre ce dernier aspect et procurer le confort total à vos invités. Si vous êtes dans le Nord et que vous désirez louer une salle, ce guide vous présente la meilleure démarche à engager.
Lancer une demande de réservation
Lorsque vous désirez louer une salle pour vos évènements dans le Nord, la première démarche à engager est la réservation. Les modalités de réservation lors d’une location de salle nord dépendent des propriétaires. De façon précise, certaines entreprises qui proposent ces services exigent une demande de réservation par écrit. D’autres par contre facilitent la tâche aux organisateurs d’évènements.
Ils demandent en effet juste une procédure par téléphone de manière verbale ou encore par mail. En tout état de cause, vous devez laisser les informations suivantes :
- la date et la durée de l’évènement ;
- le type d’évènement : cocktail, congrès, mariage, remise de diplôme, etc.
- le nombre d’invités ;
- la salle voulue.
Après cette démarche, le promoteur vous fait parvenir les conditions générales qui s’appliquent au moment où vous confirmez la réservation. Il s’agit notamment des règles de propreté et de maintien de la logistique.
Paiement d’un acompte
Après la réservation de la salle, vous devez par la suite procéder à la confirmation. Cette seconde phase passe par le paiement d’un acompte. Cette avance dépend non seulement du propriétaire, mais aussi du coût de location de la salle. Généralement, le montant correspond à 30 ou 50 % du tarif total.
Par ailleurs, lorsque vous annulez la réservation, le promoteur peut conserver tout ou partie de l’acompte. Tout dépend des conditions évoquées lors de la demande de réservation. Le reste du tarif peut être demandé par le propriétaire à la réception des clés ou bien avant.
En clair, quelques jours avant l’évènement, le propriétaire peut délivrer une facture. Si tel est le cas, vous devez prendre le soin de verser la totalité des frais.
Quand faut-il lancer la réservation d’une salle ?
Pour ne pas faire face à une pénurie de salles, il est bien de connaitre le meilleur moment pour lancer une réservation. En réalité, la date adéquate dépend de certains aspects comme :
- la période où vous désirez organiser l’évènement ;
- le type de salle voulu ;
- l’évènement à organiser
- et la situation géographique.
Sur cette base, il faut retenir que durant les grandes vacances, les évènements sont nombreux, en particulier les mariages. Si vous avez une réjouissance ou un congrès à organiser pendant cette période de l’année, le mieux est de vous y prendre au plus tôt. Quant à la situation géographique, puisqu’il s’agit ici du Nord de la France, retenez que les salles de la ville de Lille sont très prisées. Toutefois, vous pouvez trouver d’autres cadres très charmantes dans la périphérie.
À qui s’adresser pour une location de salle au Nord ?
Si vous désirez faire une location de salle au Nord, il faut s’adresser à une entreprise expérimentée dans le secteur de l’évènementiel. C’est toujours bien d’éviter les intermédiaires pour ne pas engager de faux frais. En plus, cela vous tient à l’écart des situations désagréables.
Dans le Nord, il y a quelques entreprises qui, en plus d’être reconnues pour leur sérieux, ont reçu la certification 9 001 et 14 001. Ces sociétés s’engagent également à travers la démarche RSE à prendre en compte les préoccupations sociales et environnementales au cœur de leurs activités commerciales. Dès que vous entrez en contact avec ces dernières, elles vous fournissent l’entièreté des informations que vous désirez sur la nature de la salle à louer.